FAQ
Das Coupa Supplier Portal (CSP)
Coupa ist eine cloudbasierte Business-Spend-Management Lösung, welche den gesamten Prozess von der Bedarfsanforderung bis zur Rechnungsstellung (Procure-to-Pay) durchgängig in einem System abbildet.
CSP ist die Abkürzung für Coupa Supplier Portal. Das CSP ist ein kostenloses Online-Portal für Lieferanten. Sie können hier unsere Bestellungen einsehen und digitale Rechnungen stellen.
Wir schätzen die Zusammenarbeit mit Ihnen sehr und wollen Ihre und unsere Prozesse so effizient wie möglich gestalten. Wenn Sie für unsere Zusammenarbeit das Coupa Supplier Portal nutzen, ergeben sich folgende Vorteile:
- Digitale Dokumentenübertragung (AB, Lieferschein, Rechnung, etc.)
- Sichtbarkeit als Vorzugslieferant für die SWMH Mediengruppe
- Echtzeit-Status der Rechnung
- Direkte Kommunikation in einem Tool
- Selbstverwaltung Ihrer Unternehmensdaten
- Coupa wächst in Deutschland und weltweit, wahrscheinlich haben Sie in Zukunft zunehmend Kunden, die dieses Portal nutzen. Sammeln Sie erste Erfahrungen und rüsten Sie sich im Thema Digitalisierung.
Unser Ziel ist den Prozess von der Bedarfsanforderung bis zur Rechnungsbearbeitung durchgängig und digital in einem System abzubilden. Wir erhoffen uns so mehr Geschwindigkeit, Transparenz und in Summe effizientere Prozesse. Sowohl für uns als auch für unsere Lieferanten, denn für beide Seiten entstehen einheitliche Prozessabläufe für die unterschiedlichen Gesellschaften der SWMH Mediengruppe.
Zusätzlich reduzieren wir mit einem digitalen Dokumentenaustausch den Papierverbrauch und leisten einen wichtigen Beitrag zum Umweltschutz.
Der digitale Austausch steht für uns im Vordergrund. Sie erhalten von uns eine digitale Bestellung und Sie schicken uns eine digitale Rechnung. Ein PDF- Dokument per E-Mail ist für uns nicht digital und löst zusätzliche Aufwände an verschiedenen Stellen im Prozess aus. Daher versuchen wir unsere Lieferanten über das CSP konsequent in unsere Prozesse einzubinden. Dies zielt auch auf die Nachhaltigkeitsstrategie und Compliance Richtlinie der SWMH Mediengruppe ab.
Das CSP ist für Lieferanten absolut kostenlos.
Ja, wir legen größten Wert auf Sicherheit. Alle Server stehen in der Europäischen Union und ein entsprechend hoher Standard an die Sicherheit der Daten wird eingehalten.
Pro Unternehmen können sich so viele Mitarbeiter wie nötig ein Login einrichten. Es erhält jedoch nur ein Mitarbeiter die Rolle des «Administrators» und kann die Accounts verwalten, sowie neue Verbindungen zu Neukunden erstellen.
Eine Einladung vom Administrator kann direkt an den Kollegen/Mitarbeiter weitergeleitet werden.
Klicken Sie im Hauptmenü auf die Registerkarte Admin. Klicken Sie auf der Registerkarte Benutzer auf die Schaltfläche Benutzer einladen. Geben Sie in dem sich öffnenden Fenster die erforderlichen Informationen an.
Im Regelfall laden wir Sie ein.
Das erklärte Ziel der SWMH Mediengruppe ist eine digitale Rechnungsstellung über das Coupa Supplier Portal bis Q2/2022. In Ausnahmefällen suchen wir zusammen mit Ihnen eine Übergangslösung. Bitte nehmen Sie mit uns Kontakt auf.
In jedem Fall ist unser Mindeststandard:
- Rechnungsstellung per Über die Schaltfläche in Ihrer Bestellung finden Sie direkten Zugang in unser P2P System. Hier können Sie Ihre Rechnung direkt hochladen.
- Rechnungsstellung per Mail. Hierzu müssen Sie sich unter https://e-rechnung.swmh.de/ Anschließend können Sie Ihre digitale Rechnung an das dort genannte Postfach senden.
Die Angabe der Bestell-Nr. sowie die korrekte Firmierung ist verpflichtend.
Wenn Sie keine Geschäfte mehr mit dem Kunden machen, der Sie auf dem CSP eingerichtet hat, bitten Sie den Kunden, Sie in seinem System inaktiv zu stellen.
Überprüfen Sie Ihren Spam- und/oder Junk-E-Mail-Ordner.
Verwaltung des CSP
Klicken Sie im Hauptmenü auf die Registerkarte Admin und überprüfen Sie, ob Sie die richtigen Berechtigungen für Ihre Kunden haben. Wenn Sie keinen Zugang haben, bitten Sie Ihren Admin Ihnen die Berechtigung zu erteilen.
Einige Bestellbenachrichtigungen werden nicht vom CSP generiert, so dass Sie diese nicht deaktivieren können. Kontaktieren Sie den SWMH Konzernbereich Einkauf unter coupa.admin@swmh.de, wenn Sie diese Benachrichtigungen nicht erhalten möchten.
Sie erhalten Ihre Zahlung wie gewohnt von der jeweiligen beauftragenden Gesellschaft der SWMH Mediengruppe.
Rechnungen
Klicken Sie im Hauptmenü auf die Registerkarte Bestellungen. Wenn Sie mit mehr als einem Kunden auf Coupa verbunden sind, wählen Sie den richtigen Kunden aus dem Dropdown- Menü Select Customer aus. Wählen Sie in der angezeigten Bestelltabelle die Bestellung aus, die Sie fakturieren möchten und klicken Sie dann auf die gelben Münzen, um eine Rechnung zu erstellen. Weitere Informationen zur Rechnungsstellung finden Sie in unserer Schritt-für- Schritt Anleitung Rechnungsstellung oder unter folgendem Link:
- RE über CSP
- RE über PDF
Nein, das ist nicht möglich. Ein einfaches Hochladen Ihrer PDF-Datei stellt keine elektronische Rechnung dar.
Ja, Sie können Ihre unternehmenseigene Nummer in der digitalen Rechnung eintragen.
Grundsätzlich empfiehlt sich abhängig von der Transaktionsanzahl folgende Optionen:
- Das Coupa Supplier Portal lohnt sich ab der ersten
- cXML, hier werden Belege anhand des Coupa-Standards cXML automatisiert Dies lohnt sich erst ab einer gewissen Beleganzahl, als Richtwert gilt X Belege pro Jahr.
Überprüfen Sie, ob Sie die unterstützten Protokolle verwenden: TLS 1.1 oder TLS 1.2. Wenn Sie immer noch Probleme haben, kontaktieren Sie .
Sie können Versandkosten am Ende der Rechnung oder auf Einzelpostenebene hinzufügen.
Um eine Gutschrift anzulegen, geben Sie eine negative Menge ein. Siehe auch: „Wie erstelle ich eine Gutschrift?“. Nutzen Sie gerne unseren Leitfaden zum Erstellen einer Rechnungskorrektur. Sobald eine Rechnung eingereicht wurde, kann sie in keiner Weise mehr geändert werden. Siehe auch: „Warum kann ich eine Rechnung nicht bearbeiten, stornieren oder löschen?“
Melden Sie sich im CSP an und klicken Sie im Hauptmenü auf die Registerkarte Bestellungen. Wählen Sie die Bestellung aus, für die Sie eine Gutschrift anlegen möchten.
Wählen Sie die roten Münzen aus. Sie erstellen nun eine negative Rechnung mit entweder einer negativen Menge oder einem negativen Betrag.
Sobald eine Rechnung eingereicht wurde, kann sie in keiner Weise mehr geändert werden. Dadurch wird die Integrität der Rechnungsbearbeitung gewährleistet.
Sie haben folgende Möglichkeit:
- Erstellen Sie eine neue Gutschrift, die dem Kunden den ursprünglichen Wert gutschreibt und erstellen Sie dann eine neue
Das bedeutet, dass Ihr Rechnungsbetrag von der Bestellung um mehr abweicht, als Ihr Kunde ohne manuelle Genehmigung zulässt. Bitte haben Sie Verständnis dafür, dass insb. bei höheren Rechnungsbeträgen eine Prüfung und Freigabe auf unserer Seite notwendig ist, dass kann schon einmal ein paar Tage dauern.
Setzen Sie sich zur weiteren Klärung mit dem zuständigen Auftraggeber und/oder Einkäufer der SWMH Gruppe in Verbindung.
Nichts. Die Rechnung ist in der Warteschlange Ihres Kunden und sie wird auf der Grundlage der Zahlungsbedingungen bezahlt, die Sie mit der Mediengruppe abgestimmt haben.
Bei Fragen zu den Zahlungsinformationen informieren Sie sich bitte im ersten Schritt selbstständig über den Bearbeitungsstatus im CSP. Lässt sich die Frage hier nicht klären, wenden Sie sich direkt an den zuständigen Anforderer/Einkäufer der SWMH Mediengruppe. Bitte halten Sie Ihre Bestellnummer/Rechnungsnummer zur Hand.
Bestellungen
IM CSP können Sie Bestellungen nach ihrem Rechnungsstatus filtern.
Klicken Sie im Hauptmenü auf die Registerkarte Bestellungen. Wenn Sie mit mehr als einer SWMH Gesellschaft /einem Coupa-Kunden verbunden sind, wählen Sie dessen Namen aus dem Dropdown-Menü aus.
Katalogmanagement
Vollständige, aktuelle und gut beschriebene Artikeldaten sind ein wesentlicher Erfolgsfaktor für eine erfolgreiche Geschäftsbeziehung sowie einen schnellen und fehlerfreien Prozess.
Coupa bietet grundsätzlich zwei Arten der Katalogintegration:
- Hosted-Katalog: Katalogdaten können in Coupa mittels CSV-File hochgeladen werden. Dabei sind Felder kommasepariert anzugeben. Es ist UTF-8 zu verwenden.
- Punchout-Katalog: Die Anbindung von Punchout-Katalogen benötige eine cXML-Schnittstelle seitens Webshop des Lieferanten.
Die Art der Katalogintegration und die Pflege des Katalogs werden zusammen mit dem entsprechenden Einkäufer der SWMH Mediengruppe festgelegt. Nehmen Sie hierzu gerne mit uns Kontakt auf!
Sonstiges
Klicken Sie auf Lieferanten für weitere Informationen.
Sie können Ihre Stammdaten, hierzu zählt auch Ihre Bankverbindung, generell selbstständig im CSP anpassen.
Unsere Allgemeinen Zahlungsbedingungen beinhalten eine Zahlung innerhalb von 30 Tagen nach vertragsgerechter Leistungserbringung und Zugang einer ordnungsgemäßen Rechnung zur Zahlung fällig. Wird die Zahlung innerhalb von 14 Kalendertagen geleistet, gewährt der Vertragspartner der SWMH Mediengruppe bzw. Ihren Gesellschaften 3% Skonto auf den Nettobetrag der Rechnung zu, sofern nichts anderes schriftlich vereinbart ist. Sollten auftragsbedingt andere Zahlungsbedingungen verhandelt worden sein, finden Sie diese auf unserer Bestellung.
- Bitte klicken Sie auf „Kennwort vergessen?“ auf der Startseite vom Coupa Supplier
- Ein neues Fenster öffnet sich, indem Sie Ihre übliche E-Mailadresse eingeben mit der Sie sich registriert haben. Klicken Sie anschließend die Box “Ich bin kein Roboter.” und senden die Anfrage mit dem Feld “Übertragen”
- Ein grüner Balken erscheint, wenn Ihre Anfrage erfolgreich
- Sie erhalten im Anschluss eine E-Mail mit der Möglichkeit, dass Passwort zurückzusetzen.
- Es öffnet sich ein neues Fenster, indem Sie Ihr neues Passwort eingeben können.
- Danach können Sie sich mit den neuen Login Daten wie gewohnt anmelden.